L'archivio è stato versato in due fasi presso l'Archivio di Stato di Ancona, nel 1974 e nel corso degli anni novanta. I due "versamenti" sono stati conservati disgiuntamente e indicati come "primo" e "secondo versamento" per praticità di gestione, ma non vi erano ne motivazioni cronologiche (documentazione degli stessi anni del primo versamento erano presenti anche nel secondo), ne differenze nelle tipologie documentarie. Il primo versamento era corredato di un elenco di versamento piuttosto dettagliato che già individuava un'organizzazione di massima in serie e aveva una proprio numero di corda. Il secondo invece risultava più disordinato e il condizionamento non rispecchiava quasi mai un'organizzazione logica coerente: nelle buste erano infatti accostati fascicoli di natura diversa e appartenenti verosimilmente a serie diverse. Nel corso degli anni sul "secondo versamento" sono state effettuati diversi lavori di schedatura molto dettagliata ("Inventario Donati" e "Inventario Bardelli"), ma non il riordinamento. Solo una serie originale risultava conservata (la cosiddetta "Targhette gialle" per via delle etichette apposte alle buste), che aveva mantenuto le unità di condizionamento originali e una propria numerazione, per la quale era stato compilato un elenco dei fascicoli.

Inoltre dal "secondo versamento" sono inoltre stati estratti i fascicoli e i documenti risultati danneggiati e non consultabili da destinare al restauro (anche per questa documentazione è stato compilato un elenco).

Vi era poi una serie molto cospicua (450 bb. circa) costituita da piani regolatori che era corredata di un elenco di consistenza, ma che aveva perso il suo ordinamento originale.

L'ultimo lavoro ha inteso riordinare e inventariare organicamente l'intero archivio superando la divisione nel primo e secondo versamento.